Hay pocas cosas más emocionantes en la carrera de un facilitador de Yoga que organizar sus primeros retiros. Sin embargo es un gran reto logístico, de liderazgo y una enorme responsabilidad con nuestra propia salud mental. Hace poco pasé por la dulce-amarga experiencia de organizar un retiro sin ayudantes, y bueno, a pesar de ser una de las mejores experiencias de mi año, en verdad creo que se pueden tomar muchos factores en cuenta de modo que los imprevistos puedan manejarse tan fácilmente como un estornudo y que al final, hechas las sumas y las restas, todo salga bien. Te dejo diez de mis aprendizajes para asumirlo con más tranquilidad y sobre todo objetividad.

1. Tu comunidad virtual no es en su totalidad tu comunidad.

Las personas que te siguen en redes sociales están dispuestas a leer tus captions, ver tus fotos, e incluso reaccionar y compartir tu contenido. Una vez que organices tus actividades en vivo y cobrando, te darás cuenta de cuántas de esas personas son tu comunidad en ese momento. Hay una regla de marketing que dice que la gran mayoría de las personas no te comprarán a la primera vez que les ofrezcas algo, si esperarán a ver tu publicidad hasta 7 veces antes de tomar una decisión. Aunque algunas estén listas para realizar una compra desde la primera vez que vean tu oferta, muchas de ellas no lo harán por factores económicos, de tiempo o sencillamente porque aún no sienten la confianza suficiente para pagarte por algo, en especial por una experiencia. Aunque supieras quién es tu verdadera comunidad eso no te asegura que podrán acompañarte en tu retiro o otras actividades presenciales que realices. Todos tenemos compromisos, prioridades y eventualidades. Sin drama. Es como es.

2. Nunca reserves el lugar con dinero de tu propio bolsillo.

Trata de negociar con las personas que van a rentarte el espacio para tu retiro para que te den unos días antes de realizar la reserva del espacio con un monto de dinero, en esos días asegúrate de pedir un adelanto no reembolsable de al menos un 30% a las personas que te han dicho que van a asistir, y paga la reservación del lugar con ese dinero. Nunca lo pongas de tu bolsillo. Ademas, pregunta qué sucedería si pagas la reserva para un número determinado de personas, pero al final el número de asistentes resulta ser mayor o menor de lo esperado. Cada lugar lo maneja diferente, asegúrate de que sea conveniente para tí.

3. Early Bird

Haz un precio de pronto pago que cubra absolutamente todo, tu tiempo invertido en logística, tus clases, la publicidad y hasta tus viáticos por ir a conocer el lugar antes de la fecha del retiro; trata de vender tu número mínimo de asistentes para realizar el retiro en este período de pronto pago y una vez que alcances ese número, eleva el precio un 20% o más por encima del precio de pronto pago o "Early Bird". Esto incentivará a las personas a pagar en cuanto puedan y te ayudará a salir de la etapa de ventas cuanto antes. En mi experiencia, la etapa de ventas fue lo menos divertido de organizar un retiro y me llegó a generar mucha ansiedad no saber si iba a alcanzar el mínimo de personas para que el retiro fuera rentable. Supongo que con la experiencia comienzas a desarrollar toleracia a esta incertidumbre, también supongo que hay personas que naturalmente disfrutan las ventas, pero no fue mi caso, si eres como yo, créeme, quieres salir de la etapa de ventas lo antes posible.

4. Aún así van a decidirse en el último momento

Nunca sabes si la amiga de tu estudiante se animará al último momento. Si vas a dar algún recuerdo o material que deba ser preparado con anticipación, haz uno o dos extra.

5. Cuida tu sueño

Escribe todos los detalles que se te ocurran durante el día. Suena descabellado, pero todo lo que se te ocurra durante el día será lo que no te dejará dormir las semanas antes del retiro. Si quieres cantar un mantra específico, hacer una meditación determinada o llamar a esa persona que hace mil años no llega a tus clases para invitarla... Anótalo todo. Hacer un checklist te dará mucha tranquilidad.

6. Actividades Alternativas

Piensa en actividades alternativas en caso de que alguien no pueda sumarse a las actividades que has planeado para tu itinerario. Es completamente posible que alguien se enferme, se abrume, o que por cualquier otro motivo no pueda participar o no desee participar en lo que has planeado.

No quieres que esta persona se siente excluida así que piensa en ella desde ahora y prepara alguna meditación, Journaling u otra actividad que pueda realizar por su cuenta, mientras el grupo continúa con su itinerario normal. (También es posible que no quiera hacer nada!)

7. Piensa en los espacios

Lo más común es que estemos muy ilusionados por compartir diversas herramientas técnicas, prácticas y actividades. Sin embargo recuerda que las personas que asisten a un retiro, eso es lo que necesitan: Un espacio donde puedan estar aparte y encontrar momentos de silencio para sí mismas. Por lo tanto recuerda dejar bloques para que estas expectativas se cumplan y haya momentos de privacidad y silencio..

Hay bloques de tiempo entre las actividades que solemos olvidar. Después de una clase de yoga, las personas querrán ir a sus habitaciones bañarse, cambiarse y conversar antes de ir a comer, por ejemplo. Esto puede tardar de 30 a 60 minutos, Y es muy posible que no pensemos en esto a la hora de organizar nuestro itinerario..

Vuelve a revisar el itinerario completo con el encargado un día antes de llegar a hotel, ya que te dará recomendaciones muy valiosas.

8. Cuida los números

Lo más posible es que al volver del retiro tengas una convicción renovada de que lo tuyo es enseñar clases de yoga y dedicarte a los retiros la mayor cantidad de tiempo posible. Sin embargo también debes pensar en si ha sido económicamente un éxito o no y definir si es factible con frecuencia. Un retiro demanda muchísimas horas de planeación, y tu energía absolutadurante el encuentro, de modo que necesitarás tomarte un par de días despues de volver. Toma esto en cuenta, haz los números tomando esto en cuenta y encuentra tu propio ritmo.

9. Encuestas y Testimonios

Antes de que hayan pasado muchos días y la emoción haya bajado, recuerda pasar una pequeña encuesta donde las personas puedan compartir sus opiniones y su experiencia. Éstos testimonios servirán para promocionar tu próximo retiro.

10. Integración

Además, si el encuentro ha sido muy revelador e intenso, puedes dejar ejercicios de Journaling o meditación en el último día para que sea más fácil para lxs asistentes integrar la experiencia en los días sucesivos. Además es una manera amable de extender esa energía por algunos días más.

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En lo personal estoy esperando el momento de mi próximo retiro! Esto es algo de lo que he aprendido aunque hay mucho más que agregar... Lo dejaremos para una segunda entrega! Si te gustó este artículo no olvides compartirlo!